Kto, kiedy i w jakim celu powinien przeprowadzać inwentaryzację?
Zgodnie z ustawą o rachunkowości z 29 września 1994 r., odpowiedzialność za prawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji spoczywa na kierowniku jednostki. W artykule 26 ust. 1 tej ustawy stwierdza się, że inwentaryzację aktywów i pasywów należy przeprowadzać na koniec każdego roku obrotowego. Jej celem jest ustalenie faktycznego stanu majątku (aktywów) i źródeł jego pochodzenia (pasywów).
Inwentaryzacja może być wykonana jedną z trzech metod:
Aktywa pieniężne (poza tymi na rachunkach bankowych), papiery wartościowe w formie fizycznej, zapasy, środki trwałe oraz nieruchomości zaliczone do inwestycji – poprzez spis z natury.
Aktywa finansowe na rachunkach bankowych lub przechowywane przez inne jednostki, w tym papiery wartościowe w formie zdematerializowanej, należności i udzielone pożyczki – poprzez uzyskanie potwierdzeń.
Środki trwałe z trudnym dostępem, grunty, prawa do nieruchomości, należności sporne i wątpliwe, a także aktywa i pasywa, które nie zostały wymienione w poprzednich punktach – poprzez porównanie danych księgowych z odpowiednimi dokumentami.
Inwentaryzacja drogą spisu z natury obejmuje również składniki aktywów, które są własnością innych jednostek, zostały przekazane do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania, powiadamiając te jednostki o wynikach spisu. Obowiązek nie dotyczy jednostek świadczących usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne i składowania.
Jakie są terminy i częstotliwości przeprowadzania inwentaryzacji?
Art. 26 Ustawy o Rachunkowości mówi, że prace inwentaryzacyjne mogą rozpocząć się już 1 października i zakończyć do 15 stycznia następnego roku.
Termin i częstotliwość inwentaryzacji są uznane za dotrzymane, jeśli:
Inwentaryzacja aktywów (z wyjątkiem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych) rozpoczęła się nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego i zakończyła do 15 stycznia.
Inwentaryzacja zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów w strzeżonych magazynach, objętych ewidencją ilościowo-wartościową, została przeprowadzona raz na 2 lata.
Inwentaryzacja nieruchomości zaliczonych do środków trwałych oraz inwestycji, a także innych środków trwałych na terenie strzeżonym i maszyn oraz urządzeń w budowie została przeprowadzona raz na 4 lata.
Inwentaryzacja zapasów towarów i materiałów (opakowań) w punktach sprzedaży detalicznej, objętych ewidencją wartościową, została przeprowadzona raz w roku.
Inwentaryzacja zapasów drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną była przeprowadzana raz w roku.
Jak należy dokumentować wyniki i rozliczyć różnice - skuteczna inwentaryzacja
Dokumentacja: Zgodnie z art. 27 ust. 1 Ustawy o rachunkowości, wyniki inwentaryzacji muszą być odpowiednio udokumentowane i powiązane z zapisami w księgach rachunkowych. Ustawa nie określa dokładnych technik inwentaryzacji, dlatego każda jednostka prowadząca księgi powinna opracować własne procedury, uwzględniając swoją wielkość, specyfikę oraz rodzaj posiadanych zasobów.
Rozliczanie różnic: Różnice ujawnione podczas inwentaryzacji należy wyjaśnić i rozliczyć w roku, na który przypadał termin inwentaryzacji. Zakończenie spisu z natury nie oznacza końca procedury – trzeba jeszcze wycenić wszystkie zidentyfikowane składniki i rozliczyć różnice między danymi z ksiąg rachunkowych a wynikami spisu.
Do wyceny zapasów ustalonych podczas spisu stosuje się różne metody w zależności od prowadzonej ewidencji:
W przypadku ewidencji ilościowo-wartościowej lub tylko wartościowej, ceny rzeczywiste mogą być oparte na cenach zakupu, kosztach wytworzenia, stałych cenach ewidencyjnych lub cenach sprzedaży.
Dla ewidencji wyłącznie ilościowej lub braku ewidencji zapasów dla materiałów i towarów stosuje się metodę FIFO (pierwsze przyszło, pierwsze wyszło), wykorzystując ceny zakupu lub nabycia.
W przypadku wyrobów gotowych i półproduktów stosuje się rzeczywiste lub planowane koszty wytworzenia, a czasami ceny sprzedaży netto.
Różnice inwentaryzacyjne mogą obejmować zarówno niedobory, jak i nadwyżki. Wszystkie rozbieżności muszą być wyjaśnione i odpowiednio rozliczone.
Comentários