Podatnik może sam korzystać z systemu lub nadać dostęp do niego innym osobom. Uprawnienia w KSeF można nadać elektronicznie lub poprzez formularz ZAW-FA.

Uwierzytelnienie to kluczowy etap, który pozwala zweryfikować, kto faktycznie wystawia faktury lub ma do nich dostęp. Dzięki temu każda czynność w systemie jest przypisana do konkretnej osoby lub podmiotu, a wystawianie e-faktur nie jest anonimowe.

Krajowy System e-Faktur to system teleinformatyczny Ministerstwa Finansów, który umożliwia wystawianie, odbieranie, przechowywanie i przeglądanie faktur ustrukturyzowanych.