Uwierzytelnienie w KSeF – jak potwierdzić tożsamość i uzyskać dostęp

Aby korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), nie trzeba zakładać konta użytkownika. System rozpoznaje Cię na podstawie sposobu uwierzytelnienia, czyli potwierdzenia Twojej tożsamości.

Uwierzytelnienie to kluczowy etap, który pozwala zweryfikować, kto faktycznie wystawia faktury lub ma do nich dostęp. Dzięki temu każda czynność w systemie jest przypisana do konkretnej osoby lub podmiotu, a wystawianie e-faktur nie jest anonimowe.

Uwierzytelnienie w KSeF osoby fizycznej – jakie są możliwości logowania?

Osoby fizyczne (np. przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, księgowi czy pracownicy upoważnieni przez firmę) mogą korzystać z kilku metod uwierzytelnienia w KSeF. Każda z nich ma nieco inne zastosowanie i okres obowiązywania:

Podpis Zaufany (Profil Zaufany)

To najprostszy i bezpłatny sposób na uwierzytelnienie w KSeF. Umożliwia logowanie do oraz podpisywanie dokumentów.

Od 1 kwietnia 2026 r. uwierzytelnienie w KSeF będzie możliwe również przez Węzeł krajowy (login.gov), czyli z wykorzystaniem aplikacji mObywatel, e-Dowodu lub bankowości elektronicznej.

Kwalifikowany podpis elektroniczny

To narzędzie o mocy prawnej równej podpisowi własnoręcznemu. Jeśli certyfikat podpisu zawiera Twój NIP lub PESEL, możesz zalogować się bez dodatkowych formalności.Gdy podpis nie zawiera tych danych, konieczne jest wcześniejsze zgłoszenie tzw. danych unikalnych certyfikatu (tzw. „odcisku palca”) w formularzu ZAW-FA lub elektronicznie przez aplikację KSeF.

Token

Token to specjalny ciąg znaków generowany w systemie po uwierzytelnieniu się przykładowo podpisem. Pozwala logować się szybciej, zwłaszcza w programach księgowych.

Tokeny są jednak rozwiązaniem tymczasowym i będzie można z nich korzystać tylko do 31 grudnia 2026 r. Po tym terminie zostaną zastąpione certyfikatami KSeF.

Certyfikat KSeF

To nowoczesny sposób uwierzytelnienia, który będzie dostępny od 1 lutego 2026 r. Certyfikat wydaje Ministerstwo Finansów i jest przypisany do konkretnej osoby lub firmy.Umożliwia szybkie i bezpieczne logowanie do systemu, także w przypadku integracji z oprogramowaniem finansowo-księgowym.

Certyfikat może być również używany do wystawiania faktur offline, jeśli chwilowo nie ma połączenia z KSeF.

Podmioty niebędące osobą fizyczną, np. spółki, fundacje, urzędy

W przypadku firm i instytucji, które nie są osobami fizycznymi, uwierzytelnienie w KSeF odbywa się inaczej. Taki podmiot może skorzystać z jednej z trzech metod:

1. Kwalifikowana pieczęć elektroniczna

   To cyfrowy odpowiednik firmowej pieczątki. Potwierdza, że dana operacja została wykonana w imieniu firmy, a nie konkretnej osoby.Rekomenduje się, by pieczęć zawierała NIP przedsiębiorstwa, co ułatwia identyfikację w systemie.

   
   

2. Token

   Dostępny tylko do końca 2026 r., działa analogicznie jak w przypadku osób fizycznych. Może być przypisany np. do konkretnego działu lub oddziału.

   
   

3. Certyfikat KSeF

   Dostępny od 1 lutego 2026 r., wydawany przez Ministerstwo Finansów. Umożliwia firmie logowanie i automatyczną komunikację z KSeF poprzez systemy księgowe.

Zasady bezpieczeństwa

Bez względu na wybraną metodę, bezpieczeństwo danych i podpisów to absolutny priorytet. Warto zapamiętać kilka prostych zasad:

• Nie udostępniaj nikomu swojego podpisu, pieczęci ani certyfikatu. Są one przypisane wyłącznie do Ciebie lub Twojej firmy, a przekazanie ich komuś innemu może skutkować poważnymi konsekwencjami.

• Tokeny również są imienne. Nie wolno ich przekazywać między pracownikami ani kopiować.

• Dbaj o aktualność uprawnień. Jeśli ktoś odchodzi z firmy lub zmienia rolę, jego dostęp do KSeF powinien być natychmiast odebrany.

• Monitoruj ważność certyfikatów. Certyfikaty KSeF mają określony termin ważności (zwykle 2 lata), dlatego warto zaplanować ich odnowienie z wyprzedzeniem.

Uwierzytelnienie w KSeF to podstawa bezpiecznego i sprawnego fakturowania. Jeśli potrzebujesz wsparcia przy wyborze metody, nadawaniu uprawnień czy wdrożeniu certyfikatów, nasze biuro rachunkowe pomoże Ci przejść sprawnie przez cały ten proces.