Uprawnienia w KSeF - jak je nadać i wypełnić formularz ZAW-FA

Krajowy System e-Faktur to system teleinformatyczny Ministerstwa Finansów, który od 1 kwietnia 2026 r. stanie się obowiązkowym narzędziem wszystkich przedsiębiorców. Podatnik może oczywiście sam korzystać z systemu lub nadać dostęp do niego innym osobom (np. pracownikom, biuru rachunkowemu). Uprawnienia w KSeF można nadać elektronicznie lub poprzez formularz ZAW-FA.

Jak nadać uprawnienia w KSeF?

Do zgłaszania nadania lub odebrania uprawnień w KSeF kluczowy jest formularz ZAW-FA

Składa się go, gdy:

• nadaje się dostęp pracownikowi,

• odbiera się wcześniej przyznane uprawnienia,

• zmienia się podpis kwalifikowany,

• nie ma możliwości uwierzytelnienia elektronicznego (brak pieczęci).

Aby nadać lub odebrać uprawnienia w KSeF możesz złożyć formularz:

1. Elektronicznie - z kwalifikowanym podpisem (zalecane),

2. Papierowo - w urzędzie skarbowym.

Jak wypełnić formularz ZAW-FA?

W pozycji 1 należy wpisać swój NIP

Część A formularza ZAW-FA

1. Właściwy naczelnik urzędu skarbowego – należy wpisać swój Urząd Skarbowy  

2. Cel złożenia formularza:

   • Nadanie uprawnień, 

   • Odebranie uprawnień - gdy odwołujesz dostęp,

   • Zgłoszenie danych podpisu kwalifikowanego - przy zmianach certyfikatu.

Część B formularza ZAW-FA

W tej części należy uzupełnić dane podatnika lub podmiotu, który nadaje uprawnienia w KSeF lub je odbiera. I tak kolejno:

Część B1 (poz.7) rodzaj podmiotu:

• Podmiot nie będący osobą fizyczną  ( dotyczy Spółek)

• Organ egzekucyjny

• Osoba fizyczna

  
  

Część B1 (poz. 8) należy uzupełnić nazwę podmiotu

Część B2 (poz. 9-17) należy uzupełnić o adres podmiotu

Część B2 (poz. 18-19) należy uzupełnić i nr telefonu i adres e-mail

Część C formularza ZAW-FA

W tej części należy uzupełnić dane osoby, której zostaną nadane uprawnienia w KSeF (PESEL/NIP, imię, nazwisko, adres)

Jeżeli osoba ma NIP i PESEL, nie należy wypełniać poz. 24-27.

Część D formularza ZAW-FA

Ta część wypełniania jest w przypadkach szczególnych ( np. obcokrajowiec, zmiana podpisu)

Ważne:

Przy każdej zmianie podpisu kwalifikowanego należy złożyć nowy formularz ZAW-FA.

Część E formularza ZAW-FA

Ta część to podpis osoby upoważnionej w przypadku:

• JDG - właściciel działalności,

• Spółki - członek zarządu lub upoważniony przedstawiciel.

Prawidłowe nadanie dostępu pracownikom, księgowym czy biuru rachunkowemu decyduje o bezpieczeństwie i sprawnym obiegu e-faktur. Warto więc zadbać, aby formularz był wypełniony poprawnie, a każda zmiana, np. podpisu kwalifikowanego, została niezwłocznie zgłoszona.

Jeśli masz wątpliwości, jak krok po kroku nadać upoważnienia w KSeF lub jak poprawnie uzupełnić ZAW-FA, chętnie Ci w tym pomożemy. Nasze biuro rachunkowe na bieżąco śledzi zmiany przepisów i praktykę urzędów, dzięki czemu możemy wyjaśnić zawiłości systemu i dostosować sposób działania do specyfiki Twojej firmy. Skontaktuj się z nami, a razem uporządkujemy kwestie uprawnień w KSeF i zadbamy, aby korzystanie z systemu było dla Ciebie jak najprostsze.