System kaucyjny 2025 – zasady, obowiązki i rozliczenia podatkowe dla hurtowników, detalistów i branży gastronomicznej

1 października 2025 roku w Polsce uruchomiono ogólnokrajowy system kaucyjny, który jest największą od lat reformą w obszarze gospodarki opakowaniami. System kaucyjny obejmuje:

• butelki plastikowe (PET) o pojemności do 3 litrów,

• puszki metalowe do 1 litra,

• szklane butelki wielokrotnego użytku do 1,5 litra.

  
  

Wdrożenie tego systemu realizuje założenia gospodarki o obiegu zamkniętym oraz unijnych dyrektyw w zakresie zbiórki i recyklingu odpadów opakowaniowych. Celem jest osiągnięcie 77% poziomu zbiórki w latach 2025–2028 oraz 90% od 2029 roku.

System kaucyjny – podstawy prawne zmian

Podstawą działania systemu są przepisy Ustawy* oraz rozporządzenia wykonawcze, które określają:

• wysokość kaucji,

• obowiązki uczestników systemu,

• wymagane poziomy selektywnej zbiórki,

• zasady ewidencji i raportowania do Bazy Danych o Odpadach (BDO),

• wzory oznakowań opakowań oraz sposób rozliczania opłat produktowych.

  
  

Jaki zakres i wysokość kaucji obejmuje nowy system kaucyjny

Od 1 października 2025 r. każda jednostka handlowa objęta systemem musi pobierać kaucję przy sprzedaży napojów w opakowaniach objętych systemem. Kaucja podlega zwrotowi niezależnie od posiadania paragonu i wynosi:

• 0,50 zł – dla butelek PET i puszek metalowych,

• 1,00 zł – dla butelek szklanych wielokrotnego użytku.

Pobrana kaucja nie jest częścią ceny napoju. Jest depozytem zwrotnym, który nie podlega VAT ani podatkom dochodowym, dopóki opakowanie nie zostanie uznane za niezwrócone.

Zasady opodatkowania VAT

Kiedy kaucja nie podlega VAT

Pobierana kaucja nie stanowi podstawy opodatkowania VAT i ma charakter zwrotny. Dotyczy to wszystkich uczestników systemu: producentów, hurtowników, detalistów i restauratorów.

Wystawiając paragon lub fakturę:

• kaucję należy wykazać jako pozycję niefiskalną, np. „Kaucja za butelkę - 1,00 zł”,

• nie wlicza się jej do wartości sprzedaży brutto,

• nie powoduje obowiązku podatkowego w VAT ani CIT.

Zwrot kaucji klientowi również nie generuje VAT, nie wymaga korekty paragonu i może być potwierdzony wydrukiem z automatu lub paragonem niefiskalnym.

Moment opodatkowania - niezwrócone opakowania

Jeżeli opakowanie nie zostanie zwrócone do systemu, kaucja traci charakter zwrotny i staje się przychodem ze sprzedaży napoju, a tym samym podstawą opodatkowania VAT.

VAT nalicza się:

• na koniec roku kalendarzowego,

• tylko od kaucji za opakowania niezwrócone,

• według tej samej stawki VAT, którą objęty był napój (np. 23% dla napojów gazowanych, 5% dla soków).

Obowiązek dotyczy wprowadzających napoje w opakowaniach (producentów lub importerów).

Podmiot reprezentujący system (operator) pełni funkcję płatnika VAT. Oblicza i przekazuje podatek do końca stycznia roku następnego, w imieniu poszczególnych wprowadzających.

Przykład:

Hurtownik wprowadził do obrotu 100 000 szklanych butelek z kaucją 1,00 zł. Jeśli 10% (10 000 sztuk) nie zostanie zwróconych, 10 000 zł stanowi przychód i podstawę opodatkowania VAT.

Obowiązki hurtowników generowane przez system kaucyjny

Hurtownicy są kluczowym ogniwem łańcucha dostaw w systemie kaucyjnym. Ich obowiązki obejmują:

1. Przystąpienie do systemu kaucyjnego – samodzielnie lub poprzez producenta.

2. Prowadzenie ewidencji pobranych i zwróconych opakowań w formie elektronicznej.

3. Raportowanie danych do BDO.

4. Prawidłowe rozliczanie kaucji w dokumentacji księgowej i sprzedażowej.

5. Współpracę z operatorem systemu w zakresie przepływów finansowych i danych o zwrotach.

W praktyce kaucja na etapie hurtowym pozostaje poza VAT aż do momentu, gdy opakowanie zostanie uznane za niezwrócone.

Obowiązki detalistów (sklepów) generowane przez system kaucyjny

Zakres obowiązków detalistów zależy od powierzchni sklepu.

Sklepy powyżej 200 m²:

• muszą pobierać i zwracać kaucje,

• są zobowiązane do przyjmowania wszystkich typów opakowań (PET, puszki, szkło) niezależnie od miejsca zakupu,

• powinny prowadzić ewidencję pobranych i zwróconych opakowań oraz przekazywać dane operatorowi systemu.

Sklepy poniżej 200 m²:

• mają obowiązek pobierania kaucji,

• ale nie muszą przyjmować zwrotów, z wyjątkiem butelek szklanych zwrotnych, gdy same sprzedają napoje w takich opakowaniach.

Kaucja powinna być wykazana na paragonie jako pozycja niefiskalna. Samo pobranie kaucji nie rodzi obowiązku podatkowego. Niezwrócona kaucja staje się natomiast przychodem i powinna być ujęta na kasie fiskalnej jako „opakowanie zwrotne – sprzedaż” ze stawką VAT „zw” (zwolnioną, bo VAT rozlicza operator).

System kaucyjny w gastronomii

Branża gastronomiczna również uczestniczy w systemie kaucyjnym, przy czym zasady różnią się w zależności od sposobu podania napoju.

Sprzedaż na wynos lub z dostawą:

• restaurator musi pobrać kaucję za opakowanie (PET, puszka, butelka szklana),

• kaucja wykazywana jest na paragonie jako pozycja niefiskalna,

• klient ma prawo zwrócić opakowanie w lokalu i odzyskać kaucję.

  
  

Konsumpcja na miejscu:

• jeżeli opakowanie pozostaje w lokalu (np. butelka zostaje w barze), kaucja nie jest pobierana.

Zasady księgowe:

• pobrana kaucja nie jest przychodem, a zwrócona nie jest kosztem,

• kaucja niezwrócona stanowi przychód podlegający opodatkowaniu CIT i wykazywana jest jako „opakowanie zwrotne – sprzedaż” ze stawką VAT „zw”.

• Restauratorzy powinni prowadzić pomocniczą ewidencję sald kaucji oraz dostosować swoje systemy sprzedażowe (POS) do nowych wymogów.

System kaucyjny - podsumowanie kluczowych informacji

System kaucyjny, obowiązujący w Polsce od 1 października 2025 r., wprowadza istotne zmiany organizacyjne i podatkowe w handlu napojami. Dla wszystkich uczestników rynku oznacza to:

• obowiązek pobierania i ewidencjonowania kaucji,

• prowadzenie raportowania do BDO,

• rozliczanie niezwróconych kaucji w ujęciu rocznym,

• przejrzystość finansową i podatkową przepływów kaucyjnych.

Wspólnym celem systemu jest ograniczenie ilości odpadów opakowaniowych, zwiększenie efektywności recyklingu oraz zapewnienie zgodności z przepisami UE. Przy prawidłowym wdrożeniu system kaucyjny stanie się jednym z filarów nowoczesnej, odpowiedzialnej gospodarki obiegu zamkniętego w Polsce.

*Ustawa z dnia 13 czerwca 2013 r. o gospodarce opakowaniami i odpadami opakowaniowymi (Dz.U. z 2024 r. poz. 1205 z późn. zm.)